Privacyverklaring i.v.m. de AVG wetgeving

Privacyverklaring r.-k. parochies

In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht informatie over verwerking van persoonsgegevens schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer personen (voor het eerst) worden opgenomen in de r.-k. ledenadministratie. In onderstaande situaties moet bijvoorbeeld aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt (dit kan ook digitaal, bijvoorbeeld via e-mail):

• aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het doopsel
• aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat
• aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de r.-k. Kerk
• aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de r.-k. Kerk
• aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de edenadministratie van de r.-k. Kerk.

Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker:

De verwerking van de gegevens gebeurt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de parochie H. Maria Sterre der Zee:

• secretaris van het parochiebestuur
• postadres secretariaat: Steenstraat 9, 4561 AR Hulst,
• e-mail secretariaat: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt door de parochie?

• In het ledenadministratiesysteem staan diverse persoonsgegevens over onze parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als ‘betrokkenen’.
• In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen vastgelegd.
• In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
• Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan op de website foto's van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
• In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, overlijden) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken. Het gaat daarbij over de datum van uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.

Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?

• Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canonieke Recht worden gesteld voor de  deelname aan het kerkelijk leven of
• een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële archivering te  verzekeren of
• te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven van andere  kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of
• te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de parochie?

• Het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
  
  • het instandhouden van een doelmatige organisatie van de parochiële gemeenschap door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële
  • administratie en kerkelijke registers;
  • het onderhouden van contact met haar parochianen en
  • het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht
• de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is
• de nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de belastingdienst) of kerkelijke overheid;
• de toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of bijeenkomst van de parochie).

 Bewaartermijn

• De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik er van.
• Uitzonderingen zijn gegevens, die niet zonder onredelijke inspanning kunnen worden verwijderd (zoals oude gedrukte nummers van het parochieblad), gegevens die bewaard moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld de registratie van sacramenten in de kerkelijke registers) of in het algemeen belang worden bewaard in het parochiearchief.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

• Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan (en zijn grotendeels afkomstig van) kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van het r.-k. Kerkgenootschap in Nederland. Voorbeelden daarvan zijn andere parochies, het bisdom en IPAL (het interdiocesane platform voor de financiële en ledenadministraties).
• Uitzondering op het voorgaande is het - op verzoek - verstrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een
• verwerker die door de parochie is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur of arbodienst).

Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens

• De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de ledenadministrateurs en de leden van het parochiebestuur. Andere personen
• De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel administrateur(s) en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
• Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de uitvoering van de Actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.

 Recht op inzage en correctie

• Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
• Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.

 Verwijderen van gegevens

•  Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan de privacyverklaring. De ledenadministrateurs of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.

• Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en uitschrijving r.-k. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.

 Klachtrecht

• Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur. De contactgegevens vindt u bovenaan deze privacyverklaring.
• Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
• Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag

Vrijwilligersbeleid en preventie van grensoverschrijdend gedrag

De Kerk kan niet zonder vrijwilligers. In parochies, bij parochiële caritasinstellingen en op andere plekken in het bisdom Breda zijn gelukkig dan ook veel vrijwilligers werkzaam. Voor hen gelden een aantal regels en procedures.

1. Voorbereiding en VOG
Met een geïnteresseerde kandidaat-vrijwilliger vindt altijd eerst een gesprek plaats om te bekijken wat de achtergrond en motivatie van de kandidaat is en welke wederzijdse verwachtingen er zijn.

Met kandidaten voor het bestuur van een parochie of parochiële caritasinstelling wordt een verplicht kennismakingsgesprek gevoerd door de stafmedewerker van het vicariaat. Kandidaat-vrijwilligers worden geacht kennis te nemen van de relevante regelgeving en beleidsdocumenten; kandidaat-parochiebestuursleden volgen bovendien de ‘Basiscursus Parochiebestuur’.

Daarnaast moeten kandidaat-bestuursleden en kandidaat-vrijwilligers die (gaan) werken met persoonsgegevens, met mensen uit kwetsbare groepen of met financiën een VOG overleggen voordat zij als vrijwilliger aangesteld kunnen worden. Dit geldt zowel voor langdurig als voor eenmalig, kortdurend vrijwilligerswerk. Vrijwilligers, die al bekend zijn bij de parochie of instelling en die een nieuwe taak op zich nemen, vragen daarvoor een nieuwe VOG aan.

Voor meer informatie over het beleid ten aanzien van VOG’s in de Nederlandse rooms-katholieke kerkprovincie, zie: https://www.rkkerk.nl/publicaties/kerkrechtelijke-documenten/, onder nr. 12. Hier vindt u onder andere de lijst met functies waarvoor een VOG vereist is, alsmede een handleiding voor het aanvragen van VOG’s.

Ook pastorale beroepskrachten moeten voorafgaand aan een benoeming op een nieuwe werkplek een VOG overleggen. Daarnaast wordt het functioneren van kandidaat-beroepskrachten in eerdere functies of stages van dezelfde aard onderzocht, onder meer via het ‘Protocol inzake het navragen van antecedenten op het gebied van seksueel misbruik door kandidaten’. Dit protocol is te vinden via www.meldpuntgrensoverschrijdendgedragrkk.nl/wp-content/uploads/2015/04/ProtocolantecedentenNL.pdf.

2. Preventie van grensoverschrijdend gedrag
Voor pastorale beroepskrachten binnen de rooms-katholieke kerkprovincie in Nederland geldt de ‘Gedragscode Pastoraat’ (2018). Ook van vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich – mutatis mutandis – in hun handelen richten naar de waarden en normen die in deze gedragscode zijn vervat.
Het doel van de ‘Gedragscode Pastoraat’ is om de sociale veiligheid binnen de Kerkprovincie te bevorderen en te waarborgen.
De ‘Gedragscode Pastoraat’ biedt een helder beeld van gepast en ongepast gedrag en wijst op ieders verantwoordelijkheid om ongepast gedrag te voorkomen.

Voor de tekst van de ‘Gedragscode Pastoraat’, zie: https://www.meldpuntgrensoverschrijdendgedragrkk.nl/wp-content/uploads/2018/04/Gedragscode_Pastoraat_2018.pdf.

Om schendingen van de ‘Gedragscode Pastoraat’ aanhangig te kunnen maken, is het r.-k. Meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag ingesteld. Wie met grensoverschrijdend gedrag binnen de rooms-katholieke Kerk in Nederland te maken heeft of heeft gehad, kan met het Meldpunt contact opnemen (ook anoniem). Het Meldpunt biedt een luisterend oor, eerste opvang door een vertrouwenspersoon, informatie over mogelijkheden van aanpak en de mogelijkheid om een klacht in te dienen. Voor het functioneren van het Meldpunt geldt het ‘Reglement r.-k. Meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag’ (2015). Dit Reglement en nadere informatie over het Meldpunt zijn te vinden via https://www.meldpuntgrensoverschrijdendgedragrkk.nl/.
Rechtstreeks contact opnemen met het Meldpunt kan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 06-24 955 899 (op werkdagen tussen 09:00 uur en 14:00 uur).